Begin met je eigendomsakte, de splitsingsstukken, de actuele VvE-documenten en het energielabel. Voeg daarna informatie toe over verbouwingen, onderhoud en eventuele erfpacht. Zo kun je vragen van kopers beantwoorden met documenten in plaats van alleen herinneringen.
Maak vijf overzichtelijke mappen
Ons praktische advies: orden je dossier op onderwerp en geef elk bestand een herkenbare datum. Een recente begroting en een oude offerte vertellen bijvoorbeeld niet hetzelfde verhaal.
- Eigendom: de akte waarmee je de woning hebt verkregen en eventuele latere wijzigingen.
- Appartement: splitsingsakte, splitsingstekening, eventuele ondersplitsing en wijzigingen.
- VvE: recente notulen, jaarrekening, begroting, maandbijdrage, onderhoudsplan en besluiten over werkzaamheden.
- Woning: energielabel, meetrapport, plattegronden, vragenlijst en lijst van zaken.
- Onderhoud en rechten: facturen, garanties, vergunningen, schriftelijke toestemmingen en erfpachtstukken als die van toepassing zijn.
Controleer of papier en woning bij elkaar passen
Een berging die je gebruikt, een kamer op zolder of een dakterras verdient een aparte controle. Vraag je af welk document het eigendom of gebruik onderbouwt. De splitsingsakte en bijbehorende tekening laten zien hoe het gebouw in appartementsrechten is verdeeld. Ontbreekt een stuk, vraag het dan gericht op; vul de inhoud niet zelf in.
Voor de VvE helpt een kort overzicht met drie kolommen: besloten, nog te bespreken en al uitgevoerd. Voeg bij een uitgevoerd project ook de beschikbare factuur of opleverinformatie toe. Daarmee voorkom je dat een koper een onderhoudswens voor een definitief besluit aanziet.
Vertel ook wat je niet weet
Een dossier hoeft geen perfect verhaal te zijn. Beschrijf een eerdere lekkage bijvoorbeeld met de datum, de bekende oorzaak en wat er is gedaan. Volgens Notaris.nl hebben verkopers een mededelingsplicht en kopers een onderzoeksplicht. Laat twijfel over de betekenis van een gebrek of clausule beoordelen voordat je afspraken vastlegt.
Veelgestelde vragen
Moet ik wachten met de voorbereiding tot alles compleet is?
Nee. Start met wat je hebt en houd een lijst bij van ontbrekende stukken. Bespreek met je makelaar welke informatie vóór de verkoop nodig is.
Kan ik een ontbrekende splitsingsakte opnieuw krijgen?
Ja, het Kadaster biedt afschriften van splitsingsakten aan. Controleer of ook latere wijzigingen of een ondersplitsing relevant zijn.
Is een oude VvE-begroting voldoende?
Vraag bij voorkeur de actuele begroting én de laatste jaarrekening op. Noteer duidelijk van welk jaar elk document is, zodat de koper geen oude bedragen als huidige lasten leest.
Lees ook onze checklist voor een kleine VvE. Wil je de verkoop voorbereiden? Bekijk onze verkoopbegeleiding in Amsterdam.
Bronnen gecontroleerd op 25 september 2026: Kadaster en Notaris.nl, via de links in dit artikel. De benodigde stukken verschillen per woning.